Общая информация о личных данных

Личные данные – это любая информация, которая позволяет идентифицировать человека.

Обработка личных данных – это любое действие, связанное с отдельными личными данными или с их совокупностью.

Регистрируемые документы, содержащие личные данные, хранятся согласно срокам хранения документов, установленным в перечне документов.

Условия защиты данных не содержат требований по хранению информации о юридических лицах и других учреждениях. Условия защиты данных также не касаются обработки данных физического лица, если данные обрабатываются в связи с его должностными обязанностями. 

Лицо, ответственное за обработку данных

В сфере выборов за обработку данных отвечает Государственная служба по организации выборов, являющаяся структурной единицей Канцелярии Рийгикогу. 

Случаи обработки

1. Министерство внутренних дел направляет списки избирателей Государственной службе по организации выборов. Государственная служба по организации выборов обрабатывает списки избирателей в системе электронного голосования и направляет факт голосования проголосовавших электронным путем и анонимизированный выбор в систему электронного голосования. Данные о занесенных в список избирателях обрабатывают организаторы выборов и помогающие им лица в соответствии с Законом о выборах в собрания местных самоуправлений, Законом о выборах в Рийгикогу, Законом о выборах в Европейский парламент и Законом о референдуме. Данные о занесенных в список избирателях обрабатываются для выполнения юридической обязанности. По этой причине данные о занесенных в список избирателях не удаляются. Избиратель имеет право ознакомиться со своими данными, указанными в списке избирателей. После выборов или референдума с данными, переданными в список избирателей, можно ознакомиться, направив письменный запрос Государственной службе по организации выборов [email protected]. 

2. Данные о кандидатах собираются и публикуются в соответствии с законом. Контактные данные кандидата, информация об образовании, месте работы и должности удаляются с сайта по прошествии шести месяцев со дня выборов. Данные, устанавливающие факт баллотирования кандидата (его имя и фамилия, дата рождения, партийная принадлежность на момент баллотирования, список и округ, где кандидат баллотировался, а также регистрационный номер кандидата), опубликованы бессрочно на сайте valimised.ee. Цель обнародования даты рождения – позволить избирателям соотнести конкретное лицо с кандидатом. Данные о баллотировании, собранные на основании закона, хранятся бессрочно с целью выполнения установленной в законе обязанности вести архив.

3. Данные организаторов выборов (сотрудники Государственной службы по организации выборов, городские и волостные секретари, иностранные представительства и другие работники местных самоуправлений и члены избирательных комиссий) и лиц, связанных с баллотированием (кандидаты, уполномоченные представители партий или избирательных союзов и лица, имеющие право на руководство), обрабатываются в инфосистеме выборов на основании закона. Для пользователей в инфосистеме выборов создаются аккаунты. Контактные данные собираются на основании закона с целью организации выборов. Данные хранятся в системе до следующих выборов, чтобы при повторном открытии аккаунта их можно было использовать заново. Государственная служба по организации выборов передает Комиссии по надзору за финансированием партий имена и контактные данные кандидатов от избирательных союзов и независимых кандидатов для того, чтобы комиссия могла выполнить возложенные на нее в Законе о партиях обязанности. 

4. Государственная служба по организации выборов собирает имена и контактные данные наблюдателей за электронным голосованием, пробным голосованием и наблюдателей от иностранного государства, если те дают соответствующее согласие. Цель сбора данных – зафиксировать факт участия наблюдателя, чтобы в процессе рассмотрения жалобы при необходимости можно было подтвердить его участие; также это необходимо для того, чтобы наблюдатель мог пройти соответствующее обучение перед наблюдением за электронным голосованием. После объявления результатов выборов данные о наблюдателях удаляются.

5. Посещение домашней страницы Собирается и сохраняется следующая информация: интернет-адрес компьютера или компьютерной сети (IP-адрес), название и адрес поставщика интернет-услуг используемого компьютера или компьютерной сети, а также время посещения (время, число, год). IP-адреса не считаются данными, позволяющими установить личность. Собираются данные о том, какие части страницы человек посетил и как долго он там находился. Эта информация используется для формирования статистики посещений и анализа возможностей дальнейшего развития сайта. Данные хранятся не дольше одного года и удаляются сразу после того, как необходимость в них исчезает. 

6. В отношении направленных Государственной службе по организации выборов писем, ходатайств о разъяснении, меморандумов, запросов об информации и ответов на них (далее письмо) применяются условия защиты данных Канцелярии Рийгикогу. 

7. В отношении ходатайств о прохождении практики и конкурсов на рабочее место применяются условия защиты данных Канцелярии Рийгикогу. 

8. Заключенные с физическими лицами договоры включают в себя личные данные, обнародование которых может навредить неприкосновенности личной жизни лица (например, контактные данные). Доступ к договорам, заключенным с физическими лицами, получают лица, подавшие соответствующий запрос об информации.

9. Посещение Государственной службы по организации выборов и участие в мероприятиях (далее мероприятия). В социальных сетях ведется активная работа по информированию о деятельности организаторов выборов и результатах голосования. Участники мероприятий могут быть запечатлены на фотографиях и видео. Съемка мероприятий ведется с целью информировать общественность о деятельности учреждения.

10. Государственные тендеры, если в рамках производства по тендеру требуется представить резюме членов команды участника. В рамках производства по тендеру обработка личных данных осуществляется с целью подготовки договора о поставках. Таким образом, согласие на это не требуется. Если этого требует характер услуги, то для обеспечения безопасной обработки личных данных с участником-победителем заключается договор об обработке данных в значении статьи 28 Общего регламента по защите данных.

Права лиц в отношении обработки касающихся их данных

11. Лица имеют право ознакомиться с собранными о них данными. Мы отказываем в выдаче данных только в случае, если это может:
11.1. привести к нарушению прав или свобод других лиц;
11.2. нарушить охрану общественного порядка или безопасность государства;
11.3. препятствовать или навредить предотвращению, раскрытию преступления, производству по нему или исполнению соответствующего наказания.

12.    Если данные лица планируется обрабатывать в иных целях, чем цели изначального сбора, лицо информируется об этом до начала их обработки.

13. Лица имеют право
13.1. требовать исправления или удаления неверных данных (за исключением случаев обработки в целях выполнения юридического обязательства, осуществления государственной власти или выполнения задачи, имеющей общественный интерес);
13.2. требовать ограничения обработки личных данных (за исключением случаев обработки в целях выполнения юридического обязательства, осуществления государственной власти или выполнения задачи, имеющей общественный интерес);
13.3. требовать, чтобы на основе их личных данных не принималось касающееся их автоматизированное решение;
13.4. отзывать согласие, данное на обработку личных данных (если для обработки данных требовалось согласие).

14. Мы отвечаем на заявления безотлагательно, но не позднее, чем в течение месяца после их получения. Ответы направляем в первую очередь электронным путем, но, при возможности, и способом, запрошенным в заявлении.

15. Требования необоснованного или повторного заявления не являются обязательными к выполнению. За выполнение подобного требования может быть истребована разумная плата, учитывающая соответствующие административные расходы.

16. Если лицо считает, что его права необоснованно ограничены или нарушены, оно имеет право обратиться в Инспекцию по защите данных или в суд.

17. О нарушениях мы сообщаем Инспекции по защите данных без неоправданных задержек и, при возможности, в течение 72 часов после получения информации о нарушении. Это не касается случаев, где нарушение, по всей вероятности, не представляет серьезной угрозы для прав и свобод физического лица. В случае серьезной угрозы для прав и свобод субъекта данных, мы передаем ему соответствующую информацию, чтобы он мог безотлагательно принять необходимые меры.

Дополнительную информацию об обработке личных данных можно получить у специалиста по защите данных, обратившись по адресу [email protected], Тел. 631 6548